Jenis Pekerjaan Administrasi Umum

Tujuan Administrasi Umum

Berdasarkan berbagai definisi, unsur, ciri, serta fungsi yang telah kita ketahui, maka kita dapat mengetahui juga akan beberapa tujuan dari administrasi umum sebagai berikut.

Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana ataupun fasilitas yang tergolong dalam ruang lingkup admin kantor adalah gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, dan berbagai mesin kantor.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Setiap admin kantor memiliki tugas dalam merencanakan kerja untuk pengawas pegawai, pegawai dan meminta adanya pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau peralatan kantor yang sudah ada.

Nah, ruang lingkup admin kantor adalah sebagai berikut:

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk ke dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, serta pengawasan perkantoran.

Coordinating/koordinasi

Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan agar berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas, ataupun bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta menyatukan suatu pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan fungsi kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.

Asas saluran komunikasi

Pelaksanaan administrasi umum hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan dengan cepat, memperhatikan pengawasan, serta pengendalian dari hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

Asas ini untuk mendukung semua kegiatan dan kelancaran administrasi dengan cepat dan tepat pada waktunya.

Memastikan keamanan kegiatan usaha

Dalam setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas yang ada, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Selain yang telah disebutkan di atas, tujuan administrasi juga bisa dibagi menjadi 2, yaitu administrasi dengan tujuan jangka panjang dan administrasi dengan tujuan jangka pendek.

Tujuan jangka panjang dengan pola administrasi ditujukan untuk mencapai target di sebuah organisasi dengan dasar jangka panjang, sehingga tidak dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut. Tujuan administrasi ini bersifat ideal, general, dan kualifikasinya tidak terbatas.

Untuk tujuan jangka pendek bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh bagian divisi dari organisasi untuk kebijakan lingkup divisi. Tujuan ini bersifat spesifik, mempunyai ruang lingkup yang kecil, dan kualifikasinya juga terbatas.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Ada beberapa fungsi administrasi secara umum yang harus kita perhatikan agar bisa diterapkan dengan tepat.

Unsur -Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.

Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.

Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.